「この作品、あと何個あったかな？」「イベントに持って行く分を、ネットでも販売中にしていたかも」。ハンドメイド作品の在庫管理は、作品が増えてからでなく、販売先が二つになったときにも役立ちます。
まずは完成した作品を一種類だけ選び、作品の名前・数・販売先・置き場所を書いてみましょう。家にあるノートで始められます。この記事は、完成品の個数を整理する販売用のメモです。材料の管理や、確定申告の棚卸金額を計算する帳簿とは分けて使います。
最初は、同じ種類・色の作品を一つ選びます
全部の作品を一度に数える必要はありません。「白いうさぎ」「ピンクのピアス」など、まず一種類から始めます。同じ名前でも、色・サイズ・金具の違いでお客さまが選ぶものが変わるなら、別の行にしましょう。
作品名だけでは区別しづらいときは、自分用の短い番号を付けます。たとえば「U01・白いうさぎ」のような形です。箱にも同じ番号を書いておくと、メモと実物を照らし合わせやすくなります。番号は一例で、決まった付け方が必要なわけではありません。
「ある数」と「売ってよい数」を分けます
手元にあっても、購入が決まり発送を待っているものや、確認・修理が必要なものは、これから売る数に含めません。
🧸 これから売れる
完成・確認が済み、まだ誰にも販売を約束していないもの。
📦 購入が決まっている
注文を受け、発送を待っているもの。取り置きを約束したものは「取り置き」の欄へ分け、同じ作品を両方に数えません。
🔎 販売しない・確認中
見本として残すもの、手直し中のもの、状態の確認が必要なもの。
数が合わないときは、先に実物と注文の状況を確認します。足りない数を「たぶんある」として販売数に加えないようにしましょう。
ノートの在庫管理表は、この形から
下は説明用の架空の見本です。「手元の合計」は完成品を数えた数、「販売先への割当」は、これから売れる数をどこで売るか決めた内訳です。すでに売れた分は販売先への割当に含めません。
- 作品
- U01・白いうさぎ
- 確認した日
- 11月3日
- 手元の完成品の合計
- 5個
- 購入済み・発送待ち
- 1個
- 取り置き分
- 0個
- 販売しない・確認中
- 1個
- これから売れる数
- 3個（5−発送待ち1−取り置き0−確認中1）
- 販売先への割当
- ネット販売用1個・イベント用2個（合計3個）
- 置き場所
- ネット用は箱A、イベント用は箱B。発送待ちと確認中は別に分ける
「売れる数3個」に対して、ネット3個・イベント3個と書くと、同じ作品を重ねて数えることになります。この見本では、ネット1個とイベント2個に分けています。
ノートには、最後に実物と照らし合わせた日も残しましょう。数が変わるたびに書き換え、古い数字と今の数字が混ざらない形にします。
ネットとイベントで売るときの確認順
- イベントへ持ち出す前：持っていく数を決め、ネット用の数と重なっていないか確認します。必要に応じて、自分の販売ページの数量や販売状態を見直します。
- 販売できたとき：作品の種類と数を記録します。お金の合計だけでは、どの作品が何個減ったかがわかりません。
- 戻ったあと：持ち出した数・売れた数・持ち帰った実物を照合します。破損や見本への変更などがあれば、その数も残します。
- ネットへ戻す前：持ち帰った作品の状態を確認し、販売できる分だけをネット用へ振り替えて、販売ページの数量も確認します。
たとえばイベント用2個のうち1個が売れ、1個を持ち帰ったら、ネット用の1個と合わせて、これから売れる数は2個です。持ち帰りの1個をネットへ戻す場合、イベント用から1個減らし、ネット用に1個加えます。
一点物を複数の場所へ同時に出す場合は、特に注意が必要です。初心者さんは、まずその一点を販売する場所を一つに決めると管理しやすくなります。メモを作っただけでは、販売サイトの在庫数は変わりません。
数字を直すタイミングも決めておきます
「あとでまとめて書く」と忘れやすい方は、完成品を追加したとき・注文が入ったとき・発送したとき・持ち出すとき・戻したときを更新のタイミングにします。
注文と入金待ちの扱い、キャンセルされたときに在庫が戻る仕組みなどは販売サービスによって異なります。実際の注文画面と、そのサービスの公式ガイドで確認してください。キャンセルの連絡だけを見て、同じ作品をすぐ販売できると決めつけないようにします。
数が合わないときは、発送待ちの袋、撮影に使った作品、イベント用の箱などを順に確認します。確認できるまでは、その作品について新たな販売を受けないなど、状況に合う対応を考えます。
まずは一行、書いてみましょう
次の項目をノートやスマホのメモへ写して使えます。お客さまの名前や住所を書く必要はありません。
同じ作品が取り置きから購入済みに変わったら、取り置きを1個減らし、発送待ちを1個増やします。発送して手元から出たら、手元の合計と発送待ちをそれぞれ減らします。数え方に迷うものがあれば、販売を約束してよいか確認できるまで「確認中」に残しましょう。
販売数を振り返りたい方は、イベントの売上と反応を整理する記事へ。売上や支出のお金の記録は、帳簿の基本の記事で分けて確認できます。
表紙はAIで作成したイメージです。数や作品名は説明用の架空の見本です。
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